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Quali sono alcuni modi per organizzare un sistema di archiviazione di Office?

February 25

Quali sono alcuni modi per organizzare un sistema di archiviazione di Office?


Sistemi di archiviazione per uffici funzionano meglio quando sono su misura per il tipo di documenti che saranno stoccaggio. Un sistema logico rende facile trovare ciò che serve. Pensate a come ci si aspetterebbe per la ricerca di un particolare documento, e poi organizzare i file in questo modo. cartelle sospese rendere il lavoro più facile, e possono andare bene in armadi, nonché in una serie di scatole di file di cartone di plastica e progettati per accoglierli.

Alfabetico

Un sistema di archiviazione alfabetico funziona bene per tenere traccia dei clienti, imprese e colleghi. Assegnare ad ogni persona o azienda una cartella di file per contenere tutti i documenti pertinenti, e archiviarli in ordine alfabetico. Questo sistema permette un rapido recupero dei file, e non c'è mai una questione di cui il file appartiene. Altri usi per questo sistema potrebbero includere i file di famiglia per i compiti scolastici, copie di manoscritti organizzato da titolo e donatori liste per opere di beneficenza.

Numerico

Un sistema di archiviazione numerica è il metodo di scelta per i documenti che sono identificate da numeri, come ad esempio fatture e conti. Perché i numeri di conto e fattura può essere lunga e complessa, la presentazione può essere numericamente in termini di tempo, e il recupero dei file può diventare frustrante. Rendere più efficiente il deposito con le schede che indicano la serie di numeri in ogni sezione. Ad esempio, da 0 a 500, 501 e 1000 e così via.

Cronologico

file cronologici aiutare i progetti della pista e le assegnazioni per scadenza, mantenere i lavoratori in pista e progetti nei tempi previsti. Da compiti giornalieri per gli archivi annuali, il sistema cronologico permette di accedere facilmente i file da qualsiasi punto specifico nel tempo. Altri usi comuni per questo metodo includono quotidiani catalogazione, periodici, newsletter, relazioni annuali, documenti annuali di dichiarazione dei redditi e altri oggetti datati.

attuale

file topici organizzare le informazioni per categoria o la funzione, raggruppando i documenti simili in ogni file. Questo è un metodo comune in uffici domestici per tenere traccia dei documenti personali, come le forme di assicurazione, fatture, ricevute, attestazioni mediche, manuali d'uso, estratti conto bancari e carte di credito. file di ricette sono spesso d'attualità pure, raggruppati in tipi di alimenti, come antipasti, pane e dolci. Se gli argomenti diventano troppo ampia, il che rende difficile per trovare i file, li rompono in gruppi più piccoli. Ad esempio, le forme di assicurazione potrebbero essere suddivisi in casa, auto, salute e l'assicurazione sulla vita.